第8回日本加速器学会年会

---------　第4回サーキュラー　---------

各位

　暑中お見舞い申し上げます。皆様には益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
　さて、｢第8回日本加速器学会年会｣までに約1か月となりましたので、参加登録、プロシーディングス執筆要領、口頭発表・ポスタープレビュー・ポスター発表の要領、施設見学、懇親会、昼食ならびに会場の駐車場について、ご案内申し上げます。今年度は、東日本大震災による電力供給不足に対応するため、年会会場における節電に関するお知らせも掲載いたしますので、ご理解・ご協力をよろしくお願いいたします。

● 参加登録について
・WEBページからの参加登録は、事務手続き上、7月25日（月）17時00分に締切らせていただきます。これ以降の参加登録は、当日受付にてお願いいたします。

● プロシーディングス執筆要領

プロシーディング原稿提出締切： 2011年8月3日 (水) 14時30分

・従来のJACoW形式に準じたフォーマットを用いて、発表1件あたり3～5ページ程度で作成してください。和文・英文のどちらでも構いませんが、論文題名・著者名・所属・所在地・要旨については英文で記載してください。PDFファイル及びソースファイルを会期最終日の期限までに必ず提出してください。期限を過ぎても提出されない場合には、プロシーディングス集に掲載されませんので、ご注意ください。
・『発表タイトル』及び『著者名』は、【アブストラクト】、【プロシーディング】及び【発表申込み】ともに全て同じにしてください。年会プログラム及びプロシーディング集に記載される『発表タイトル』及び『著者名』は【発表申込み】のものを使用します。
・学会のホームページに加速器学会年会プロシーディングス用WordおよびTeXテンプレートが準備されております。こちらを参考にご執筆ください。
　　　/templates.html
・PDFファイル及びソースファイルは、発表申込のWebページよりご提出ください。なお、会期中は会場受付においても提出していただけますが、混雑緩和のため、できるだけWebページよりアップロードしてください。

● 発表要領：①口頭発表
・口頭発表は、発表15分、質疑応答5分の合計20分で行ないます。
・口頭発表には液晶プロジェクターを使用します。Power PointまたはPDF形式で発表ファイルをご用意ください。PDF形式の場合は、ファイル内のすべてのフォントを埋め込むことをお勧めします。
・口頭発表者は、発表用の電子ファイルを、事前に、発表申込みのページからアップロードしてください。（当日持参していただく事も可能ですが、時間的余裕を見てください）
・原則として、発表には実行委員会で用意するWindowsパソコンをご使用ください。パソコンには、Microsoft OfficeとAdobe Readerが装備されています。Macintoshパソコンの使用をご希望の方はご自分のパソコンをプロジェクターに接続してお使いいただけますが、接続や表示等の技術的な問題はご自分で解決していただきます。これらに要する時間は発表時間に含まれますので、ご注意ください。
・口頭発表会場は2階「大ホール」と「中ホール200」です。

● 発表要領：②ポスタープレビュー
・ポスタープレビューの持ち時間は、入れ替えを含めて3分間です。
・プレビューの開始と同時に、予め提出していただいたPDF原稿をスクリーンに表示します。質疑応答の時間は設けません。
・発表者は、プレビュー開始の10分前にはステージ下の所定の場所に、順番に並んでください。ポスターの発表番号の順でプレビューを進行します。
・プレビュー原稿は、A4サイズ（横向き）PDF原稿3ページ以内で作成していただき、事前に発表申込みのページからアップロードしてください。PDF原稿には、原稿で使用したすべてのフォントを埋め込むことをお勧めします。原稿提出の締切りは7月31日（日）の17時00分となっております。それ以降の提出・差し替えはお受けできません。
・ポスタープレビュー会場は2階「大ホール」で、8月1, 2日両日共に、13時00分〜13時40分で行なわれます。


● 発表要領：③ポスター発表 ・ポスターサイズはA0版(縦119 cm、横84 cm)以内としてください。
・ポスター上部には、題名・発表者・所属を明記してください。
・ポスターは、講演番号が表示されているパネルに、
　１）初日　　8月1日は、9:00 ～ 12:00　の間に、
　２）二日目　8月2日は、9:00 ～ 10:00　の間に、
各自掲示してください。また、発表時間終了後は当日中に、各自の責任で撤去してください。
・コアータイムが8月1, 2日両日共に、13時45分〜15時00分に設定されています。この時間帯には必ずご自分のポスターの前に居てください。
・ポスター貼付用の画鋲等は事務局で用意します。
・ポスター会場は１階「大会議室101+102」です。

● 施設見学
・以下の4コースを用意しています。参加登録の際に、参加／不参加、および、高エネ研、産総研、筑波大、筑波技術大と4つのコースに分けて参加希望をお伺いしておりますが、各施設の希望者の人数などを考慮して、以下の4つのコースでの見学を行うことにいたしました。見学コースの変更に伴い、全ての方に年会当日の受付の際、施設見学への参加／不参加、および、希望される見学コースの確認を再度させていただきますので、ご協力をよろしくお願いします。

　・Aコース： 高エネ研１ ( LINAC, KEKB, PF )
　・Bコース： 高エネ研2 ( ATF, STF, CFF )
　・Cコース： 産業技術総合研究所 ( TELL, TERAS, 小型電子リニアック など )
　・Dコース： 筑波大学 ( マルチタンデム加速器施設, プラズマ研究センター )　および
筑波技術大学 ( 産業技術学部 )

・当日参加登録の方、また事前登録時には申込まなかった方で施設見学をご希望の方は、受付にてお申込みいただけます。施設見学をキャンセルなさる場合も受付にお申し出ください。なお、見学の申込みおよびキャンセルの受付は8月2日(火)12時00分までにお願いします。各コースの集計が終わりましたら、参加者名簿をバスの号車番号とともに会場に掲示いたしますので、ご確認ください。バスの座席数に限りがあるため、先着順で見学コースを決めさせていただきます。希望者が多い場合には、他のコースにまわっていただく場合がありますので、予めご了承ください。
・学会終了後からバスの発車まではあまり時間がありませんので、昼食を済ませたのち、速やかにバスにご乗車ください。その他の見学に関する詳細は、会場でアナウンスいたします。
・施設見学のバスは、8月3日(水)13時30分から順次つくば国際会議場を出発する予定です。見学終了後、バスはつくばセンター（つくば駅）を経由して、つくば国際会議場へ戻ります。すべてのコースで、バスのつくばセンター到着は16時30分〜17時00分頃を予定しています。見学の遅れや道路渋滞により、到着時刻が遅れる場合がありますので、ご了承ください。
・今回の施設見学は移動が多く、また、駐車場の確保が難しいため、自家用車での見学はご遠慮ください。

● 懇親会
・懇親会会場は年会会場内1階「多目的ホール」です。

● 食事
・会場内および周辺にレストランや飲食店、スーパーマーケット等がありますので、適宜ご利用ください。会場周辺のレストランマップ等は受付で配布いたします。実行委員会では、弁当販売等などは行いません。

● 駐車場
・つくば国際会議場構内に2か所（北駐車場および南駐車場）と、つくば都市交通センターが運営する駐車場が会場周辺にあります。何れも有料となります。
・年会受付で、24時間 609円（税込み）の駐車サービス券を販売しますので、ご利用ください。ただし、このサービス券を使用できる駐車場は、つくば国際会議場構内の2か所とつくば都市交通センターの「南2駐車場」、「南3駐車場」および「南4駐車場」のみとなりますので、ご注意ください。また、つくば国際会議場の駐車サービス券とつくば都市交通センターの駐車サービス券は種類が異なりますので、お間違えの無いようにご購入ください。

　※つくば国際会議場の駐車場案内：http://www.epochal.or.jp/access/map_shuhen.html
　※つくば都市交通センターの駐車場案内：http://www.tutc.or.jp/syoukai.htm

● 会場における節電のお願い
・加速器学会年会の会場であるつくば国際会議場が、国から電気事業法第27条による電気の使用制限を受けるため、平日の9時〜20時に、一部照明の消灯や稼働エレベーターの制限等が行われます。
・館内の冷房適正温度設定（概ね28℃）を行っても電気の制限値を上回る場合には、会場の管理センターで空調設備をコントロールします。
・館内温度が高くなる可能性がありますので、年会参加の際には、クールビズ等の軽装などの暑さ対策をお取りいただき、十分に水分を補給するなどの体調管理にご注意ください。

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